Nikt nie ma pełnego obrazu
Umowy, aneksy i informacje o terminach są rozproszone między folderami, skrzynkami e-mail oraz arkuszami. Kierownik nie widzi od razu, kto prowadzi sprawę i co wymaga działania.
Moduł SOMA dla wszystkich JSFP
Umowy pod kontrolą. Publikacja w CRU bez utraty odpowiedzialności i dokumentacji.
SOMA daje kierownikowi zamówień publicznych jeden widok umów: właściciela sprawy, status, dokumentację, terminy i historię zmian. System publikuje oraz aktualizuje dane w Centralnym Rejestrze Umów, a pełną dokumentację utrzymuje lokalnie w środowisku Państwa jednostki.
Krótka rozmowa o sposobie pracy, odpowiedzialności za umowy i realnym zakresie wdrożenia.
SOMA · Rejestr umów
UM/42/2026 · Dostawa sprzętu IT
Właściciel sprawy
Dział Zamówień Publicznych
1
Dokumentacja lokalna
4 pliki: umowa, aneks i dokumenty pomocnicze.
2
Centralny Rejestr Umów
Dane opublikowane, status synchronizacji zapisany.
3
Zakończenie umowy
Aktualizacja zaplanowana na 31.12.2027 r.
✓Odpowiedzialność jest widoczna. Każda umowa pozostaje przypisana do właściwej komórki organizacyjnej i procesu.
✓CRU jest częścią procesu. Publikacja, aktualizacja i zakończenie umowy mają status oraz kontrolowany harmonogram.
✓Dokumentacja zostaje lokalnie. Umowy, skany i załączniki są dostępne przy sprawie w środowisku jednostki.
Problem, który rozwiązujemy
CRU jest miejscem publikacji. SOMA jest miejscem pracy nad umową.
Sam obowiązek przekazania danych do rejestru nie rozwiązuje problemu, kto odpowiada za umowę, gdzie jest jej dokumentacja i czy aktualizacja została wykonana w odpowiednim terminie.
Publikacja zależy od pamięci
Ręczne pilnowanie terminów publikacji, aktualizacji oraz zakończenia umowy tworzy ryzyko opóźnienia. Sam rejestr publiczny nie porządkuje pracy po stronie jednostki.
Dokumentacja traci kontekst
Skan umowy, aneksy i dokumenty pomocnicze bywają przechowywane osobno od danych rejestrowych. Przy zmianie osoby odpowiedzialnej odtworzenie sprawy zajmuje niepotrzebnie dużo czasu.
Jeden proces, różne role
Rejestr dla osoby prowadzącej sprawę. Widok zarządczy dla osoby, która za nią odpowiada.
SOMA porządkuje codzienną pracę nad umową, nie odbierając kontroli kierownikowi zamówień publicznych, administracji ani działowi IT.
Zamówienia publiczne
Jeden widok. Jasna odpowiedzialność.
Kierownik widzi umowy wymagające publikacji, aktualizacji lub zakończenia oraz osobę odpowiedzialną za kolejny krok.
- ✓Status umowy, publikacji i synchronizacji CRU w jednym widoku
- ✓Filtrowanie po numerze, stronie umowy, statusie i dacie zawarcia
- ✓Przypisanie umów do właściwych jednostek organizacyjnych
Działy merytoryczne
Dokumentacja pozostaje przy umowie.
Użytkownik pracuje na kompletnej sprawie: danych umowy, stronach, okresie obowiązywania, zmianach i lokalnie przechowywanych plikach.
- ✓Załączniki: skany, PDF, DOC/DOCX i dokumenty pomocnicze
- ✓Widoczna historia zmian oraz danych przekazanych do CRU
- ✓Obsługa jawności danych wraz z podstawą wyłączenia
IT i administracja
Proces pod kontrolą jednostki.
SOMA może działać we wskazanym środowisku JSFP, bez konieczności budowania lokalnego obiegu w publicznym systemie rejestrowym.
- ✓Wdrożenie on-premise w kontenerach Docker
- ✓Role, uprawnienia oraz dostęp zgodny z jednostką organizacyjną
- ✓Integracja z Centralnym Rejestrem Umów Ministerstwa Finansów
Cykl życia umowy
Od rejestracji do zakończenia. Bez oddzielnego pilnowania terminów w kalendarzu.
SOMA prowadzi lokalną sprawę przez jej kolejne etapy. Każdy ma właściciela, status i dokumentację, zamiast nieformalnych ustaleń w skrzynkach e-mail.
Publikacja nie jest końcem procesu
Po wysłaniu danych do CRU system nadal obsługuje zmiany, terminy oraz automatyczne zakończenie umowy.
- 1
Rejestracja i przypisanie właściciela
Umowa otrzymuje komplet podstawowych danych, strony, okres obowiązywania oraz przypisanie do właściwej komórki organizacyjnej. Od początku wiadomo, kto odpowiada za sprawę.
- 2
Dokumentacja i kontrola danych
Do umowy można dołączyć lokalne pliki: skan dokumentu, aneksy i materiały pomocnicze. System przechowuje je przy sprawie, a nie w przypadkowym folderze.
- 3
Publikacja lub aktualizacja w CRU
Użytkownik może wysłać umowę ręcznie albo zaplanować publikację. Dla zmian w opublikowanej umowie wskazuje podstawę i komentarz, a SOMA zapisuje status synchronizacji.
- 4
Zakończenie bez pilnowania kalendarza
SOMA wylicza sugerowaną datę zakończenia z daty zawarcia i okresu obowiązywania. W wybranym terminie aktualizuje dane w CRU i oznacza umowę jako nieaktywną.
Funkcje modułu
Nie kolejny arkusz umów. Kontrolowany proces z dokumentacją i integracją CRU.
Moduł rejestru umów SOMA daje JSFP lokalne narzędzie do pracy, nadzoru i rozliczalności wokół każdego zobowiązania.
Centralny widok rejestru
Lista umów z paginacją, filtrowaniem i wyszukiwaniem po numerze, przedmiocie oraz stronach umowy.
Właściciel i jednostka
Przypisanie umowy do komórki organizacyjnej porządkuje odpowiedzialność i ogranicza chaos między działami.
Publikacja CRU
Ręczne wysłanie albo harmonogram publikacji do Centralnego Rejestru Umów wraz z widocznym statusem synchronizacji.
Aktualizacje opublikowanych umów
Obsługa zmian danych wraz z podstawą oraz komentarzem wymaganym przy aktualizacji informacji przekazanych do CRU.
Automatyczne zakończenie
Wyliczenie terminu na podstawie okresu obowiązywania, zaplanowana aktualizacja CRU i zmiana statusu umowy.
Załączniki lokalne
Przechowywanie skanów, aneksów, PDF-ów i dokumentów pomocniczych bez odrywania plików od sprawy.
Jawność i wyłączenia
Rejestracja jawności przedmiotu, wartości oraz stron umowy wraz z podstawą i uzasadnieniem wyłączenia.
Historia zmian
Czytelny zapis zmian umowy pomaga odtworzyć przebieg sprawy i przygotować się do kontroli wewnętrznej.
Role i uprawnienia
Dostęp do danych i operacji wynika z roli użytkownika oraz struktury organizacyjnej jednostki.
SOMAREJESTR UMÓW
Lokalna sprawa umowy
Dane, właściciel, dokumentacja, załączniki i historia
↓
Publikacja lub aktualizacja
Ręcznie albo według zaplanowanego terminu
↓
Centralny Rejestr Umów MF
SOMA utrzymuje lokalny proces i dokumentację; CRU jest kontrolowanym kanałem przekazywania danych rejestrowych.
Centralny Rejestr Umów
Publikuj, aktualizuj i kończ umowy w jednym procesie.
Integracja z CRU Ministerstwa Finansów jest elementem modułu, nie dodatkiem wymagającym osobnego przepisywania danych poza systemem.
01Decyzja ręczna lub harmonogram. Wybierz wysyłkę ręczną albo zaplanuj publikację na wskazany dzień.
02Aktualizacja z uzasadnieniem. Dla zmian opublikowanej umowy system prowadzi użytkownika przez podstawę i komentarz aktualizacji.
03Zakończenie, które nie wymaga pamiętania. System sugeruje datę, wykonuje zaplanowaną aktualizację i zmienia status umowy na nieaktywną.
Bezpieczeństwo i IT
Dane umów i dokumentacja pod kontrolą Państwa jednostki.
SOMA nie wymaga budowania procesu pracy na przypadkowych folderach współdzielonych ani przenoszenia lokalnej dokumentacji do publicznego rejestru.
Wdrożenie on-premise
SOMA może zostać uruchomiona w infrastrukturze wskazanej przez JSFP, w kontenerach Docker i pod nadzorem lokalnego działu IT.
Lokalna dokumentacja
Umowy i załączniki są przechowywane w środowisku jednostki. Publiczny rejestr pozostaje kanałem publikacji danych, nie jedynym miejscem pracy nad sprawą.
Role i rozliczalność
System pozwala ograniczyć działania według ról oraz jednostek organizacyjnych i zachowuje historię kluczowych zmian.
Status komunikacji CRU
Użytkownik widzi rezultat synchronizacji. Błąd przekazania danych nie znika w tle, lecz staje się elementem procesu do wyjaśnienia.
Wdrożenie
Najpierw rozumiemy odpowiedzialność i proces. Potem konfigurujemy system.
Rejestr umów nie jest projektem do wdrożenia z ogólnego szablonu. Musi odpowiadać rzeczywistemu podziałowi ról, dokumentacji i sposobowi pracy Państwa JSFP.
Rozmowa o procesie
Ustalamy, kto zakłada umowy, kto kontroluje dane, kto odpowiada za publikację i gdzie obecnie znajduje się dokumentacja.
Analiza środowiska
Weryfikujemy serwer, sposób uwierzytelniania, strukturę jednostek oraz warunki połączenia z CRU.
Konfiguracja modułu
Uruchamiamy SOMA, konfigurujemy role, jednostki, reguły procesu i dostęp do integracji Centralnego Rejestru Umów.
Test i uruchomienie
Testujemy rejestrację, publikację, aktualizację oraz zakończenie umowy na scenariuszach Państwa jednostki.
FAQ
Pytania przed wdrożeniem rejestru umów.
Czy SOMA zastępuje Centralny Rejestr Umów?+
Nie. Centralny Rejestr Umów jest systemem publikacji danych. SOMA jest lokalnym modułem operacyjnym, który porządkuje odpowiedzialność, dokumentację, terminy i przygotowanie danych przed ich przekazaniem do CRU.
Czy można wysłać umowę do CRU ręcznie?+
Tak. Użytkownik może przekazać dane ręcznie, a także zaplanować automatyczną publikację na wskazany termin. System zapisuje status wykonania synchronizacji.
Co dzieje się po zmianie opublikowanej umowy?+
SOMA pozwala przygotować aktualizację danych już opublikowanej umowy. Użytkownik wskazuje podstawę oraz komentarz do zmiany, a następnie przekazuje aktualizację do CRU.
Czy można przechowywać skany umów i aneksów?+
Tak. Do umowy można dodać załączniki, w tym skany, PDF-y, dokumenty biurowe i materiały pomocnicze. Pliki pozostają przy lokalnej sprawie w SOMA.
Czy system sam kończy umowę?+
Dla umów na czas określony SOMA wylicza sugerowaną datę zakończenia na podstawie daty zawarcia i okresu obowiązywania. Po ustawieniu harmonogramu system przekazuje aktualizację do CRU i oznacza umowę jako nieaktywną.
Kolejny krok
Porozmawiajmy o tym, jak uporządkować obsługę umów w Państwa jednostce.
Nie wysyłamy automatycznej oferty. Najpierw chcemy zrozumieć Państwa jednostkę, sposób pracy osób zaangażowanych w obsługę umów oraz problem, który ma zostać uporządkowany. Dopiero potem proponujemy zakres wdrożenia SOMA.
- 01Ocena obecnego procesu i dokumentacji
- 02Weryfikacja integracji oraz środowiska IT
- 03Zakres wdrożenia, wycena i harmonogram