Ręczne przepisywanie
Dane z faktury są ponownie wprowadzane do systemu FK. To wydłuża pracę i zwiększa ryzyko błędu w kwocie, kontrahencie, terminie lub dekrecie.
Dla szpitali i innych podmiotów leczniczych
Faktury z KSeF pod kontrolą. Bez ręcznego przepisywania do systemu FK.
SOMA automatyzuje odbiór faktur z KSeF, prowadzi dokument przez opis i akceptację, wspiera dekretację oraz przygotowuje dane do systemu finansowo-księgowego. Dla Asseco InfoMedica oferujemy gotowy konektor Oracle.
Krótka rozmowa przedwdrożeniowa · bez zobowiązania · konkretnie o Państwa środowisku
SOMA · Faktury
Przykładowy obieg dokumentu
- 1
Faktura pobrana z KSeF
Dane dokumentu i XML są dostępne w jednym miejscu.
- 2
Opis, OPK i akceptacja
Dokument trafia do osób odpowiedzialnych za koszt i zatwierdzenie.
- 3
Dekret gotowy dla systemu FK
Dla InfoMedica: bezpośredni, kontrolowany eksport do Oracle.
✓Działa obok ERP. SOMA rozszerza istniejący obieg; nie zastępuje systemu finansowo-księgowego.
✓InfoMedica gotowa od ręki. Posiadamy przygotowaną integrację z bazą Oracle systemu Asseco InfoMedica.
✓On-premise. System może pracować w infrastrukturze placówki, pod kontrolą jej działu IT.
Problem, który rozwiązujemy
Faktura trafia do systemu. Pytanie brzmi: kto, kiedy i na jakiej podstawie ma ją dalej obsłużyć?.
W szpitalu pojedyncza faktura często musi przejść przez kilka osób, zostać przypisana do właściwego kosztu, sprawdzona i dopiero wtedy zadekretowana.
Brak widoczności
Księgowość nie wie, czy dokument czeka na opis, akceptację czy poprawkę. Dyrekcja nie ma jednego widoku bieżących zobowiązań.
Kosztowne zmiany ERP
Rozbudowa głównego systemu bywa długim projektem. SOMA jest warstwą obiegu faktur, wdrażaną równolegle do obecnego środowiska.
Dla całej organizacji
Jedna faktura. Różne potrzeby. Jeden uporządkowany proces.
System musi rozwiązywać problem użytkownika, a jednocześnie spełniać wymagania osoby, która za niego odpowiada.
Księgowość
Mniej przepisywania. Więcej kontroli.
Księgowość otrzymuje kompletny dokument wraz z opisem, informacją o odpowiedzialnym obszarze oraz historią akceptacji.
- ✓Filtrowanie i wyszukiwanie po statusie, kontrahencie, terminie i kwocie
- ✓Dekretacja, rozksięgowanie kosztów na OPK i szablony opisów
- ✓Raport Excel wspierający kontrolę i zamknięcie okresu
Dyrekcja i administracja
Wydatki nie znikają w obiegu.
Osoby decyzyjne widzą, które dokumenty wymagają działania i kto odpowiada za kolejny etap.
- ✓Wieloetapowa akceptacja przed skierowaniem dokumentu do wypłaty
- ✓Historia działań i rozliczalność decyzji
- ✓Czytelny status dokumentu od pobrania po eksport
Dział IT
Kontrola nad środowiskiem i integracją.
SOMA nie wymaga oddawania danych finansowych do publicznej chmury. Może działać w kontrolowanym środowisku placówki.
- ✓Kontenery Docker i wdrożenie on-premise
- ✓Integracja z Active Directory LDAP, opcjonalnie SPNEGO
- ✓Obsługa Oracle Thick Mode dla wymagających środowisk legacy
Obieg dokumentu
Od faktury w KSeF do dekretu bez utraty kontekstu.
SOMA porządkuje pracę nad dokumentem. Każdy etap ma właściciela, status i historię - zamiast nieformalnych ustaleń w e-mailach.
Dla InfoMedica
Po uzupełnieniu danych księgowych i zatwierdzeniu dokumentu SOMA przekazuje dane do systemu FK przez przygotowany konektor Oracle.
- 1
Pobranie i rejestracja
System pobiera faktury z KSeF, zapisuje ich dane i XML oraz rozpoznaje podstawowe relacje między dokumentami, np. korekty i dokumenty zaliczkowe.
- 2
Przypisanie i opis merytoryczny
Faktura trafia do właściwej osoby lub jednostki organizacyjnej. Użytkownik uzupełnia opis, przypisuje koszty i niezbędne dane biznesowe.
- 3
Akceptacja zgodna z rolą
System prowadzi dokument przez zdefiniowane poziomy zatwierdzenia. Dostęp do operacji wynika z uprawnień użytkownika i jego roli w organizacji.
- 4
Dekretacja i przekazanie do FK
Księgowość przygotowuje dekret. Dla InfoMedica dane mogą zostać przekazane do Oracle wraz z kontrolą wyniku eksportu i numeru rejestru.
Funkcje modułu
Nie kolejna skrzynka odbiorcza dla KSeF. Pełny obieg faktury kosztowej.
Moduł faktur jest elementem systemu SOMA rozwijanego pod realne procesy instytucji publicznych i ochrony zdrowia.
Synchronizacja KSeF
Automatyczne i ręczne pobieranie dokumentów z KSeF oraz kontrola statusu procesu synchronizacji.
Relacje dokumentów
Powiązania faktur korygujących, zaliczkowych i rozliczeniowych widoczne przy dokumencie.
OPK i dekretacja
Rozksięgowanie kosztów, pozycje dekretu, słowniki oraz kontrolowany proces przygotowania danych księgowych.
Role i uprawnienia
Dostęp do konkretnych działań zgodny z rolą użytkownika oraz strukturą jednostek organizacyjnych.
Raportowanie
Eksport list faktur do Excel z filtrami i informacją o statusie obiegu oraz eksporcie księgowym.
Integracja InfoMedica
Eksport nagłówka i pozycji dokumentu do Oracle, z obsługą rejestrów, kontrahentów i kontrolą poprawności.
SOMAOBIEG FAKTUR
KSeF
→SOMA
↓
Asseco InfoMedica · Oracle
Schemat poglądowy - dokładny zakres integracji potwierdzamy podczas analizy środowiska placówki.
Integracje
InfoMedica jest naszym gotowym scenariuszem wdrożeniowym.
To nie jest deklaracja „możemy się zintegrować”. W SOMA istnieje dedykowany moduł komunikacji z bazą Oracle InfoMedica.
01Dane pozostają w procesie placówki. SOMA działa jako dodatkowa warstwa obiegu dokumentów, a nie jako wymiana całego ERP.
02Eksport transakcyjny. System wykonuje kontrolowany zapis i przechowuje status oraz wynik eksportu dla dokumentu.
03Inne systemy FK. Analizujemy dostępny interfejs i zakres potrzebnej integracji przed przedstawieniem oferty.
Bezpieczeństwo i IT
Technologia ma wspierać proces, a nie tworzyć nowy problem.
Wdrożenie on-premise
Aplikacja może zostać uruchomiona w sieci placówki, w kontenerach Docker, na serwerze wskazanym przez dział IT.
Active Directory
Obsługa LDAP oraz opcjonalnego logowania z wykorzystaniem SPNEGO. Użytkownicy mogą korzystać z istniejącej tożsamości domenowej.
Uprawnienia i rozliczalność
Role użytkowników, ograniczenie operacji oraz historia działań pozwalają odtworzyć drogę dokumentu w systemie.
Środowiska Oracle legacy
Integracja InfoMedica wspiera Oracle Thick Mode i Oracle Instant Client, gdy wymagają tego warunki techniczne bazy.
Wdrożenie
Najpierw weryfikacja. Potem wdrożenie bez zgadywania.
Nie obiecujemy terminu przed sprawdzeniem infrastruktury i zakresu integracji. Standardowy scenariusz z InfoMedica może zostać zrealizowany w około 7–14 dni roboczych od uzyskania wymaganych dostępów.
Analiza gotowości
Krótka rozmowa z IT i księgowością: środowisko serwerowe, AD, Oracle oraz obecny obieg faktur.
Instalacja i integracja
Uruchomienie SOMA w środowisku placówki, konfiguracja dostępu i bezpiecznych połączeń.
Konfiguracja procesu
Jednostki, role, słowniki, OPK, szablony i reguły akceptacji są dopasowane do faktycznego obiegu.
Test i uruchomienie
Testujemy pełną ścieżkę dokumentu z użytkownikami, szkolimy zespół i przechodzimy do pracy produkcyjnej.
Materiały do pobrania
Weź konkretny materiał, zamiast notatek ze strony.
Krótkie, konkretne dokumenty do przekazania działowi IT, księgowości lub dyrekcji przed rozmową wdrożeniową.
FAQ
Pytania, które warto zadać przed wdrożeniem.
Czy SOMA zastępuje InfoMedica?+
Nie. SOMA jest modułem obiegu faktur i integracji z KSeF. W scenariuszu z InfoMedica system finansowo-księgowy pozostaje systemem docelowym dla księgowania, a SOMA porządkuje wcześniejsze etapy pracy nad dokumentem.
Czy integracja wymaga modyfikacji kodu InfoMedica?+
Zakres pracy potwierdzamy podczas analizy technicznej. Gotowy konektor SOMA wykonuje kontrolowany eksport do bazy Oracle i nie zakłada zmiany sposobu pracy użytkowników w module FK.
Czy system chroni przed podwójnym eksportem dokumentu?+
Tak. Eksport jest kontrolowany przez mechanizmy identyfikacji dokumentu i zapisu stanu eksportu. Przed uruchomieniem produkcyjnym testujemy ten scenariusz wspólnie z działem księgowości oraz IT.
Jakie są minimalne warunki techniczne?+
Typowy wariant wymaga serwera Linux z Dockerem, dostępu sieciowego do KSeF, przygotowanego połączenia do Oracle InfoMedica i - jeśli ma być używane - dostępu do Active Directory.
Kolejny krok
Uporządkujmy obieg faktur w Państwa jednostce.
SOMA jest gotowym modułem do obsługi faktur z KSeF - od odbioru dokumentu, przez opis i akceptację, po przygotowanie danych dla księgowości. Rozmowa dotyczy Państwa zasad obiegu, ról użytkowników oraz tego, czy integracja z systemem FK ma przynieść konkretną korzyść. Dopiero potem określamy zakres wdrożenia.
- 01Ocena gotowości wdrożeniowej
- 02Zakres integracji i procesu
- 03Indywidualna wycena oraz harmonogram